‍December staat traditioneel in het teken van Sinterklaas en de feestdagen. Ongetwijfeld staat er bij jou op kantoor dus ook een Sinterklaasfeestje, kerstlunch of nieuwjaarsdrink op de planning. Ben jij (mede)verantwoordelijk voor de organisatie? Wil je nagaan of je het dit jaar iets groener kan aanpakken? Community builder Louise laat in haar kaarten kijken!

‍

‍Locatie

Zoek een geschikte locatie die vlot bereikbaar is met het openbaar vervoer. Dicht bij een treinstation? Ideaal! Vlot bereikbaar met de bus of tram? Perfect! Een stationnetje met deelfietsen of -steps voor de deur? Magnifiek! Toch met de auto? Spoor je gasten dan aan om te carpoolen (met een elektrische wagen). Voldoende laadpalen in de buurt zijn dan wel een must.

Voldoet de locatie die je in gedachten hebt, niet aan deze voorwaarden? Ga dan eens na hoe duurzaam de locatie zelf is: zijn er zonnepanelen? Doet de organisatie aan waterrecuperatie? Maakt de locatie gebruik van ledverlichting? Hebben ze voor bepaalde diensten een samenwerking met een maatwerkbedrijf? Beschikken ze over een ecolabel? Doen ze beroep op een vegetarische of vegan cateraar? Zijn er nog andere initiatieven die het een duurzame of groene locatie maken? Hoe meer van deze zaken je kan afvinken hoe beter, maar iedere stap is er een in de goede richting.

Twee voorbeelden zijn Spoor 18, een multifunctionele eventruimte op een boogscheut van het station in Mechelen, en A Room with a ZOO, te vinden op het Astridplein aan het Centraal Station in Antwerpen. Deze laatste locatie beschikt bovendien ook over het Green Key label.

‍

Catering

Drankjes, aperitief, lunch, diner - met het aanpassen van je cateringaanbod kan je een grote impact maken en een signaal geven aan je gasten. Kies bijvoorbeeld voor een (overwegend) vegetarisch menu, durf ook een vegan optie toe te voegen en verras je publiek.

Ook op het vlak van dranken kan je afwijken van de alom bekende merken van de grote frisdrankgiganten. Kijk bijvoorbeeld eens naar lokale alternatieven (in ons geval Belgische) zoals Ritchie (Leuven), Ferm Kombucha (Brugge), Pomton (Antwerpen) en Simone a Soif ! (Schaarbeek).

Of ga voor eerlijke soft drinks met een verhaal zoals Charitea, gemaakt met biologisch geteelde grondstoffen van Fairtrade-coöperaties, en Lemonaid, op basis van vruchtensap, rietsuiker en spuitwater. Beide merken hebben overigens leuke glazen flesjes die je kan upcyclen tot zeeppompje, pennenhouder of lampjesslinger. Ook de fruitsappen van Innocent en healthy shots van Gingerwald zijn het overwegen waard.

Weg met wegwerp bestek en papieren bordjes! Dan maak je liever gebruik van een echt servies, dat bovendien ook een aangenamere drink- en eet ervaring geeft voor je gasten. Beschik je zelf niet over voldoende borden, glazen en bestek? Ga eens snuisteren in de kringwinkel en stel een unieke set samen voor een klein prijsje! Of je kan het nodige materiaal ook gewoon huren via de cateraar of via Kringverhuur. Plastic rietjes zijn uit den boze. Laat je gasten liever uit hun flesje drinken of bied ze een glas aan. Wil je toch zorgen voor een extra touch? Ga dan voor herbruikbare rietjes in roestvrij staal of glas. 

Ook kan je je gasten verrassen met eetbaar bestek en servies, bijvoorbeeld van het Belgische Viritact. Lepels, rietjes, kopjes en bordjes in koekjes en speculoos, en eventueel met cacao? Say no more!

‍

Aankleding

Ook op het vlak van aankleding en decoratie is er veel mogelijk. Zo kan je opteren voor één of meerdere boeketten droogbloemen in plaats van ruikers met verse bloemen. Deze hebben bovendien het voordeel dat je ze meermaals kan recupereren. Schrik om telkens dezelfde bloemen op tafel te moeten zetten? Droogbloemen kan je eenvoudig zelf herschikken, voeg een andere accentkleur toe of verdeel een groot boeket in verschillende vaasjes, er zijn talloze mogelijkheden.

Kleed je de ruimte graag aan met planten? Doe navraag bij een verhuurservice voor planten om de geschikte exemplaren te kunnen huren. Waarvoor je ook een verhuurbedrijf kan inschakelen is het plaatsen, decoreren en opnieuw ophalen van één of meerdere kunstkerstbomen. Al doe je best eerst wat onderzoek naar het kostenplaatje. Mogelijk is het goedkoper en duurzamer om zelf een degelijk model aan te kopen waarmee je meteen jaren verder kan.

Vermijd voorts het gebruik van tafelpapier, kies voor gerecyclede servetten en last but not least: kijk en hoor eerst eens rond binnen je netwerk vooraleer nieuwe items aan te kopen. Vaak vergeten we wat er nog in het berghok of in onze kasten te vinden is, en wie weet heeft een collega wel enkele receptietafels, een elektrisch vuurtje of beamer te leen.

‍

Gadgets

Voorzie je graag lanyards voor je gasten? Opteer er dan voor om geen data, jaartal of specifieke evenement naam te laten bedrukken op de keycords. Zo blijven ze actueel en bruikbaar voor volgend events.

Geef je als aandenken graag een gadget aan je gasten? Dat kan! Opteer voor een duurzaam en bruikbaar item en vermijd prullaria. Je geeft beter één kwalitatief, nuttig en iets duurder cadeau dan tien goedkope prullen. Ook kan je je gasten zelf een gadget laten kiezen, zo ben je er zeker van dat iedereen met een praktisch en passend item naar huis gaat.

Over cadeautjes gesproken, twee jaar geleden schreven we een blogpost over verbindende eindejaarsgeschenken. Ook hier vind je enkele duurzame tips terug!

‍

Communicatie

Houd je graag een aanwezigheidslijst bij om achteraf een analyse te maken van de opkomst? Dat hoeft zeker niet op papier. Maak gebruik van een digitale lijst op je laptop en maak rechtstreeks aantekeningen in het bronbestand.

Ontvang je graag feedback, verwijs je je gasten graag door naar een website of bezorg je hen graag een programma? Bezorg je gasten een QR-code met doorverwijslink naar je website, installeer enkele tablets met een digitale vragenlijst om feedback op te halen en zet een tv-scherm aan de ingang waarop het programma wordt weergegeven. Zo bespaar je het budget voor een (roll-up) banner uit en vermijd je dat die na het evenement in de vuilbak belandt.

Print je toch graag iets af? Doe dit dan op groei- of zaaipapier. Met de nodige zaai instructies hebben je gasten meteen ook een leuk, origineel en – na enkele maanden ook fleurig – aandenken.