Thuiswerken zit nog niet in elke bedrijfscultuur. De huidige situatie dwingt er echter wel meteen een heleboel werkgevers toe om thuiswerk nu noodgedwongen toe te laten. Hooray for this! Naast de vele voordelen van thuiswerken zijn er echter ook wel enkele nadelen aan verbonden. Een verbindende werkcultuur creëren tijdens een periode van ‘social distancing’ is een hele uitdaging. Virtuele coffeebreaks met het team zijn leuk voor één week. Maar hoe zorg je ervoor dat remote werken ook op lange termijn een haalbaar concept blijft voor jouw medewerkers? Hoe blijft iedereen betrokken bij een team dat niet meer fysiek samenwerkt? En hoe zorg jij ervoor dat ze de verbinding met je bedrijf en met hun collega’s niet verliezen?

Van real life naar video

We zagen de voorbije dagen al verschillende screenshots passeren van virtuele team-meetings. Platformen als Slack, Teams, Google Hangouts, Zoom en Skype draaien overuren these days.

Video calls zijn een goed alternatief voor ‘real life’ gesprekken en meestal een pak efficiënter dan telefoontjes en mailverkeer. Je ziet de persoon met wie je communiceert en ziet hierdoor ook de gezichtsuitdrukking van die persoon. Net zoals bij emoji’s in tekstboodschappen, zet een gezichtsuitdrukking kracht bij een boodschap. Daardoor zal die minder snel als dubbelzinnig worden aangevoeld of verkeerd worden geïnterpreteerd.

Connectie is key

Lang leve de virtuele verbinding! Connectie creëren is echter niet zomaar af en toe een video-gesprek voeren met je team. Het is cruciaal voor de organisatie van je bedrijf én voor het welzijn van je medewerkers. Laten we zeker het menselijke aspect van jouw team immers niet vergeten. Zeker in deze ‘toestand’ is het wij-gevoel belangrijk. Medewerkers zijn bezorgd over de situatie en de (onzekere) toekomst. Zet dus niet enkel werkgerelateerde video-calls op. Vraag je medewerkers en collega’s ook regelmatig hoe ze zich voelen en zorg ervoor dat ze bij jou en elkaar terecht kunnen, ook tijdens niet-geplande video-meetings. Op kantoor ben je fysiek bij elkaar en zullen medewerkers elkaar en hun werkgever sneller ‘en passant’ aanspreken. Bedenk dat je aan het koffieapparaat of tijdens de lunchpauze op kantoor ook over ditjes en datjes praat.

Connectie zorgt ook voor engagement tussen teamleden. Als medewerkers continu in virtuele verbinding staan met elkaar — bijvoorbeeld via interne sociale platformen als Slack en Teams — is de kans groter dat ze geëngageerd zullen zijn voor het bedrijf.

Werkcultuur voelen, ook online

Werkcultuur is iets dat je vooral ‘voelt’ op de werkvloer. Maar hoe zit dat als iedereen plots remote werkt? Kan je momenten van virtuele verbinding met je team creëren zodat ze ook online de werkcultuur van jouw bedrijf blijven voelen? Organiseer en faciliteer interactie tussen je medewerkers. Zorg ervoor dat ze het gevoel van het ‘koffieapparaat-babbeltje’ niet verliezen en dat ze ook voor kleine vragen of een korte babbel snel bij iemand terecht kunnen.‍

‍

Onze 2 tips om collectief (see what we did there) en interactief te gaan thuiswerken met je team:

1) Maak een digitale ‘cheat sheet’ aan waarin je beschrijft bij welke medewerker je voor welk probleem of uitdaging terechtkan, zowel op professioneel vlak als voor andere zaken. Vermeld dus niet louter werk gerelateerde aspecten. Dat kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

• Je kan voor IT-gerelateerde zaken terecht bij IT manager Simon.
• Twijfel je over de schrijfwijze van een bepaald werkwoord? Onze office manager Sara is your girl!
• Hoeveel schepjes koffie moet je gebruiken per één liter water? (ohja wat missen we de koffiemachine van op kantoor!) Wist je dat onze designer Sander als student nog in een koffiehuis werkte? Zijn barrista-skills is hij niet verleerd en zet hij graag nog eens in om jou te helpen met je home-made koffie!
• Al je facturen, bonnetjes en onkosten kan je digitaal versturen naar onze boekhouder Tom.
• Nu onze CFO (chief floral officer) Thomas onze kantoorplantjes niet meer kan verzorgen, geeft hij je graag tips over de ideale kamerplant.
• Onze designer Jan kent de Photoshop toolbox uit zijn hoofd. Spreek hem gerust aan bij vragen.

Zo’n cheat sheet kan je op een platform als Slack en Teams delen. Op die manier kan je via zo’n platform een persoonlijke community opbouwen tussen je medewerkers om verbinding te creëren. Vergeet je teamleden zeker niet te taggen zodat hun contactgegevens meteen zichtbaar zijn.

2) Breng je team(s) virtueel samen tijdens korte video-meetings op vaste tijdstippen tijdens de werkweek. Enkele ideeën:

• Motivational Monday: Laat alle medewerkers tegen maandagvoormiddag (spreek een concreet uur af als deadline) in één zin omschrijven welk (professioneel) doel ze graag tegen het einde van de werkweek hebben behaald. Laat hen dit kort toelichten. Je collega’s hebben misschien al tips om dit doel te behalen. TIP: deel de doelen en tips ook via een kanaal op een digitaal platform. Zo creëer je meteen een interessant archief. Tegelijk zorg je ervoor dat de kruisbestuiving en verbinding zich ook na de videocall kunnen verderzetten.
• Tutorial Tuesday: Las één keer per week een kennisrondje in waarbij collega’s elkaar tips kunnen geven over een bepaald thema, een nieuwe software of handige tool,…
• Twinning Thursday: Las één video call per 2 medewerkers in om hun doel(en) van deze week samen te overlopen. Kunnen ze elkaar nog ergens bij helpen? Zorg ervoor dat niet steeds dezelfde collega’s samen zitten, maar mix teams en zet eventueel zelfs mensen met verschillende functies samen in een call.
• Wondering Wednesday: Waar kijken jullie naar uit als jullie weer kunnen gaan werken op kantoor? Wat voor soort teamevent zouden jullie graag nog eens organiseren? Zet een poll op en begin die teambuilding alvast in elkaar te steken!
• Throwback Thursday: Vertel aan elkaar over een project van een tijdje geleden. Hoe hebben jullie dit toen aangepakt? Wat liep er wel of niet goed? Wat heb je geleerd uit dit project? Hoe zou je het de volgende keer aanpakken?
• Follow-up Friday: Bespreek met je team welke doelen (van Motivational Monday) behaald zijn, hoe bepaalde projecten gelopen zijn, hoe deze #blijfinuwkot week gelopen is,… Laat medewerkers ook vertellen welke pijnpunten er zijn bij het thuiswerken en geef elkaar tips.
• Virtuele afterwork drink: Laat die apero op vrijdagnamiddag gewoon achter jullie webcam doorgaan zodat jullie de werkweek kunnen afsluiten in stijl. Laat elke week een andere medewerker een idee lanceren voor een drankje. Misschien heeft er wel iemand een goed receptje voor een mocktail of cocktail dat hij kan delen met de collega’s?

PS: Denk ook aan jullie volgers op social media (hello online community 👋🏻). Uit bovenstaande tips haal je meteen ook leuke content om met hen te delen. Wij kijken alvast uit naar jullie cocktailreceptjes, deal?

‍